Case Study: Netlife

Netlife kom igang med CV Partner i 2016. Netlife bruker CV Partner for å ha full kontroll på interne ressurser og kompetanse samt for å lage skreddersydde tilbud for private og offentlige kunder. Vi spurte dem hva de brukte før CV Partner, hvordan de kom i gang samt hva løsningen blir brukt til i dag. Vi utfordret også Netlife til å kvantifisere hvor mye tid som er spart ved å bruke CV Partner fremfor å ikke ha system på CV-er og referanser.

85 ansatte
2016 startet å bruke CV Partner
> 50%mindre tid brukt på CV-er

Tidslinje

  • Januar – Ba om gratis demo via www.cvpartner.no
  • Februar – Møte med CV Partner
  • Mars – Lanserte pilotprosjekt
  • April – CV Partner ble rullet ut til hele selskapet
  • April til i dag – Tiden brukt for å lage tilbud
    samt oppdatere konsulentenes CV-er er kuttet med i hvert fall 50 %

Netlife

Netlife Design er et konsulentselskap som fokuserer på
brukeropplevelse. Netlife har kontorer i Oslo og Bergen og tilbyr en lang rekke tjenester innen digitalisering for å optimalisere brukeropplevelsen. Alle tjenestene utfyller hverandre ved å forstå hele brukerreisen, hvor hvert
element krever unik kunnskap. Selskapet har 85 ansatte.

Tjenester inkluderer:
●     Brukerinnsikt og analyse
●     Design og branding
●     Teknologi og utvikling
●     Innovative løsninger
●     Strategi og konseptutvikling
●     Brukertesting og evaluering
●     Innholdsproduksjon
●     Kurs og seminar

Netlife Design jobber med noen av de største selskapene i Skandinavia, inkludert Norwegian, Nortura, Coop og Telia.

Utfordringen

Netlife Design's konsulenter jobber med mange prosjekter på tvers av flere bransjer samtidig. Det å til en hver tid ha oversikt over dette er ledelsenes jobb.

Den løsningen som ble brukt tidligere ga ikke oversikt og involverte mange unødvendige steg. Netlife brukte en tradisjonell filserver for å kombinere PDF og word-filer, og oppdateringen av CV-er var ikke tilknyttet selve leveransen. Hver CV ble endret manuelt og det var heller ikke mulig å søke i CV-ene.

”Det var nesten umulig å finne ut hvilke kompetanse de ansatte hadde. I tillegg brukte konsulentene mye tid på å formatere og oppdatere CV-ene.Kundeansvarlig i Netlife – Jørgen Nygaard Andreassen

Hva så Netlife etter i et nytt CV- og referansesystem?

Siden ledelsen brukte mye tid på å søke i CV-er og redigere de før utsendelse var det rom for forbedringer. De ville ha et brukervennlig system som også hadde informasjon om team, kompetanse og arbeidsmetoder.

De ønsket et system som gjorde det mulig å søke i CV-er, var enkelt for konsulentene å bruke, samt ga en fullstendig oversikt over den kompetansen som finnes.

"For at et nytt system skulle bli tatt i bruk, måtte vi enkelt kunne forbedre tre kritiske områder: søk etter CVer, en optimal brukeropplevelse og en fullstendig oversikt over kompetanse internt – CV Partner hadde alt vi lette etter"Kundeansvarlig i Netlife – Jørgen Nygaard Andreassen

Hvorfor CV Partner?

Som Jørgen forklarer "CV Partner hadde alt vi var ute etter". Systemet har en intuitiv søkefunksjonalitet som søker både i kompetanse og erfaring. Man kan enten søke i fri-tekst eller i definerte felter. I tillegg regner systemet automatisk ut antall års erfaring, som man kan bruke i filtrering av søket.

På denne måten kunne ledelsen finne de mest relevante kompetansene og kvalifikasjonene i et søk. Med CV Partner vet de nøyaktig hvilken erfaring hver ansatt har, samt hva selskapet har jobbet med tidligere. I forbindelse med tilbud kunne de nå fjerne det manuelle arbeidet med å innhente og kartlegge informasjonen fra flere lokasjoner, oppdaterte eller ikke. CV Partner erstattet denne tungvindte løsningen med en strømlinjeformet tilnærming.

Hvordan kom Netlife igang med CV Partner?

Ledelsen i Netlife undersøkte flere løsninger mot slutten av 2015, men landet til slutt på CV Partner da løsningen dekket behovene best. Etter et møte i Januar 2016 ble en demo-konto satt opp og en prøveperiode startet.

Pilotfasen

Siden CV Partner er en skybasert løsning var det ikke behov for konfigurering eller installasjon av ny software. Jørgen ledet implementeringen på egenhånd. Prøveperioden varte ca 4 uker. Selv om ledelsen var overbevist før prøveperioden så ga dette selskapet mulighet til å teste løsningen I faktiske tilbud og anbud før kontrakten ble underskrevet. Dette gav også bedre innsikt i hvilke andre muligheter løsningen tilbyr.

Når prøveperioden nærmet seg slutten presenterte Jørgen et business case for ledelsen. Business caset ble laget i samarbeid med CV Partner. I dette caset ble besparelsen kvantifisert, bade i form av en bedre tilbudsprosess men også den tiden hver ansatt sparer på å oppdatere CV-en. Etter presentasjonen var beslutningen enkel.

Implementasjonsfasen var en læringskurve for CV Partner, der vi forbedret måten kunder kommer i gang med løsningen ved å lage en helhetlig implementasjonsstrategi. Denne prosessen har nå blitt standard for alle kunder og kalles “Statement of Work”. Dette inkluderer hvordan de forskjellige arbeidsoppgavene delegeres og gjennomføres mest effektivt.

"Fra første henvendelse i Januar, var hele løsningen i bruk allerede i slutten av mars"Kundeansvarlig i Netlife – Jørgen Nygaard Andreassen

Utrullingsfasen

Fra første henvendelse til hele selskapet var i gang tok det bare 3 måneder. Den største utfordringen var å få data fra et ustrukturert format (Word, PDF) inn i CV Partner. For å komme igang på raskest mulig måte ble dataene lest inn fra Netlife sin nettside da hver ansatt hadde en profil som oppsummerte kunnskap og erfaring. Resten av dataen ble lagt inn av en ansatt som skulle ut i pappaperm og som derfor ikke hadde noe prosjekt.

I etterkant måtte alle gjennomgå CV-ene sine manuelt, men tiden brukt til dette ble raskt tilbakebetalt ved at hver ansatt sparte tid på å oppdatere sin egen CV. Ledelsen var imponert over at løsningen muliggjorde at de ansatte kun trengte å forholde seg til én Master CV. Det var ikke lenger behov for å vedlikeholde flere versjoner av CV-en. Konsulentene kom raskt i gang med løsningen, og fant brukergrensesnittet intuitivt.

I CV Partner har man mulighet til å legge inn egne hjelpetekster i løsningen. Netlife tok i bruk disse for å gjøre overgangen enda bedre, noe som bidro til bedre datakvalitet og konsistens. Siden løsningen var enkel og bruke, og hjelpetekstene bra skrevet, var det ikke behov for noe opplæring av konsulentene.

Basert på erfaring med onboarding av kunder har CV Partner nå utviklet en automatisk parser som kombinert med annen datafangst gjør det enklere å lese inn store mengder data fra word og PDF dokumenter. Dette har mange kunder hatt stor glede av siden.

Resultat

Netlifes konsulenter bruker betydelig mindre tid på å oppdatere CV-er, noe alle er fornøyd med. Jørgen understreker at CV Partner lar brukeren bygge en mer omfangsrik og innholdsrik CV som gjør at de kan fremheve mer av kompetansen, samt gjøre dette søkbart.

Dette har gitt muligheten for konsulentene til å få flere og mer spennende prosjekter innen det som er interessant for dem. Det er også mulig å skreddersy CV-ene til hvert tilbud som gjør de mer relevante og øker sannsynligheten for å vinne prosjektene.

"Før kunne vi bruke mange timer på å lete etter rett CV for å inkludere den i et tilbud. Nå bruker vi i hvert fall 50 % mindre tid på å lage tilbud og anbud samt sørge for at CV.ene er oppdatert. Dette har gitt gode resultater for både de ansatte men også hele bedriften. Vi kan lage høykvalitets tilbud raskere og enklere enn noen gang!"Kundeansvarlig i Netlife – Jørgen Nygaard Andreassen

Tilbakemeldinger fra andre

Det var naturlig for Netlife å observere store endringer innad i organisasjonen. Men det har også vært en positiv tilbakemelding fra andre interessenter. Kundene opplevde at CV-ene og referansene ble bedre og mer målrettet. Løsningen var så bra at en partner spurte Jørgen hvordan han kunne bruke så lite tid på CV-er. Da de fikk høre om CV partner fra Jørgen endte de opp med å bli kunder de også.

Som mange andre selskap jobber Netlife regelmessig med partnere for å levere større og mer spesifikke tilbud og anbud. CV Partner har bidratt i denne prosessen også ved å la selskap som har CV partner kunne dele tilbudsrom, CV-er, referanser og maler med hverandre inne i løsningen. Dette gjør at samarbeidspartnerne enkelt kan levere tilbud og anbud på samme format og struktur. Dette har gjort at Netlife og deres partner fremstår som en mer helhetlig enhet.

Oppsummert så har CV partner gjort en stor forskjell for Netlife på hvordan de jobber med CV er og referanser. Jørgen er fornøyd med at løsningen har levert på alle de punktene systemet har lovet. I tillegg til dette er Jørgen imponert over den service og support som CV Partner har gitt fra dag én.

"Vi vil understreke den gode servicen, supporten og oppfølgingen vi har fått fra CV Partner som kunde." Kundeansvarlig i Netlife – Jørgen Nygaard Andreassen